Découverte de NetExplorer

III-A-1. Accès et gestion des données▲

Pour accéder à l'espace de stockage en ligne, il suffit de saisir l'adresse https://nom-de-domaine.netexplorer.eu/ dans votre navigateur.

Ensuite, il faut saisir les informations de connexion, ce qui nous donne accès à une page d'accueil ressemblant à ceci :

Pour charger les données, il y a deux possibilités :

• soit on sélectionne les fichiers à charger et on les glisse sur l'espace de stockage ouvert dans le navigateur ;
• soit on clique sur le bouton « Ajouter » puis on sélectionne les fichiers à charger.

Sans aucun doute, le moyen le plus simple et rapide, c'est le glisser-déposer.

Petite astuce : si vous êtes sous Windows, sur votre navigateur, maintenez la touche « Windows » puis cliquez sur la touche de direction droite « → » pour ancrer le navigateur dans la moitié droite de votre écran. Ensuite, ouvrez le répertoire contenant les fichiers à charger et faites « Windows » et touche de direction gauche « ← » pour ancrer le répertoire dans la moitié gauche de votre écran. Ainsi, le glisser-déposer est plus pratique à faire.

Après avoir lancé le chargement, on peut voir sur l'espace de stockage l'état d'avancement du transfert au niveau de chaque fichier comme sur l'image ci-dessous :

On peut annuler le chargement si l'on veut en cliquant sur la croix en noir sur le fichier en cours de transfert.

III-A-2. Aperçu et modification en ligne ▲

NetExplorer ne se contente pas juste de fournir un stockage en ligne. La plate-forme permet également de lire certains types de documents (docx, doc, odt, txt, pdf…) en ligne et même de pouvoir les modifier. En bref, si on a une connexion rapide, le travail collaboratif d'édition d'un fichier peut se faire directement en ligne sans avoir besoin de faire une sauvegarde locale et d'offrir le document avec une application installée en local. On peut même comparer le service au Google Docs avec quelques restrictions.

Pour ce faire, c'est simple, il suffit de faire un clic droit sur le fichier que l'on souhaite éditer et de cliquer sur « Modifier ».

Vous pouvez juste lire le document en ligne sans vouloir le modifier (c'est-à-dire en mode lecture seule). Dans ce cas, il faut cliquer sur « Aperçu » au lieu de « Modifier ». Ci-dessous un aperçu de la lecture de cet article en ligne de la plate-forme NetExplorer.

NetSync est un outil de synchronisation développé par NetExplorer qui facilite le travail en équipe. Pour être plus concret, avec NetSync, vous n'avez plus besoin de télécharger un fichier en ligne, le stocker dans un espace de travail dédié. Par exemple, si vous devez travailler avec un collègue sur un document et qu'il l'a stocké en ligne (un travail d'équipe ou un travail collaboratif comme on dit), vous n'avez plus besoin de télécharger la nouvelle version du fichier à chaque fois que votre collègue le modifie. NetSync crée un espace de stockage local sur votre machine et se charge de faire une synchronisation automatique à chaque fois que le document est modifié par un autre utilisateur. L'outil est génial en fait.

Pour commencer, il faut télécharger NetSync puis l'installer. Il est disponible sur Windows et Mac OSX. J'aurais bien voulu avoir une version Linux, mais malheureusement il n'y en a pas encore.

Pour une installation sur Windows, voici les étapes à suivre :

• double-clic sur le fichier exécutable téléchargé :

  

• puis on suit les différentes étapes de l'installation :

Une fois l'installation terminée, l'utilitaire de configuration au démarrage de NetSync s'ouvre. Il faut remplir les informations de connexion à votre espace de stockage pour que NetSync puisse synchroniser les documents en ligne sur votre poste de travail.

Cliquez sur suivant puis renseignez l'adresse de votre espace de stockage NetExplorer et vos informations d'authentification :

Si les informations sont correctes et l'authentification réussie, NetSync procédera en même temps à une synchronisation dont vous pouvez voir l'évolution sur l'écran ci-dessous :

À la fin de la synchronisation, il faut choisir l'emplacement du dossier où NetSync va stocker les données récupérées depuis votre espace de stockage en ligne. On peut toutefois garder le choix par défaut : un dossier nommé NetSync à la racine du répertoire de l'utilisateur.

Une fois la synchronisation terminée, les dossiers en ligne vont être importés en local. Si vous faites une modification sur l'un des documents récupérés, NetSync se charge de faire la synchronisation en ligne et tous les autres utilisateurs avec qui l'espace de stockage est partagé reçoivent une notification. NetSync gère également les conflits, dans le cas où plusieurs utilisateurs modifient simultanément le même fichier. Un petit récapitulatif des fonctionnalités de NetSync :

• verrouillage de documents et gestion des conflits : lorsque vous activez le verrouillage exclusif, dès que vous commencez à modifier un document, les autres utilisateurs ne sont plus capables de le modifier ; sinon, NetSync est capable de gérer les conflits d'édition ;
• stockage local et synchronisation automatique : les fichiers locaux sont mis à jour automatiquement lorsqu'ils ont subi des modifications, donc plus besoin d'aller vous connecter en ligne et de télécharger une nouvelle version du fichier, plus de perte de temps ;
• notification instantanée : vous recevez une notification sur votre poste de travail dès qu'un autre utilisateur enregistre des modifications sur un document partagé.

Dans ce paragraphe, je vais installer l'espace de stockage en ligne comme étant un disque local sur le poste de travail, sur lequel il sera donc visible comme un périphérique de stockage. La technologie WebDAV a été utilisée pour offrir cette fonctionnalité aux utilisateurs.

III-C-1. Définition de WebDAV▲

III-C-2. Installation sur Windows▲

Grâce à WebDAV, on peut tout simplement installer l'espace de stockage en ligne comme étant un simple disque de stockage sur notre poste de travail.

Avantages :

• l'accès est direct tout comme l'accès à un dossier local ;
• les données ne sont pas dupliquées en local comme avec NetSync ;
• ce mode offre toutes les fonctionnalités de NetSync ;
• pas besoin d'installer NetSync.

Pour installer l'espace de stockage NetExplorer sous forme de disque local, il faut aller dans votre poste de travail (Windows + E), clic droit puis choisir « ajouter un emplacement réseau ». Une fenêtre pour ajouter un emplacement réseau apparaît et il n'y a plus qu'à suivre les instructions du wizard (assistant) :

Sélectionnez « Choisissez un emplacement réseau personnalisé » puis cliquez sur « Suivant » :

Entrez le lien de votre espace de stockage dans la zone de texte : https://nom-de-domaine.netexplorer.eu puis cliquez sur « Suivant » :

Insérez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre espace de stockage que vous avez reçus par mail puis « OK ». Si les informations remplies sont correctes, vous devriez voir apparaître dans votre poste de travail (Windows + E) un emplacement qui référence votre espace de stockage en ligne.

Maintenant, vous pouvez modifier le contenu de cet emplacement directement depuis votre ordinateur tout comme si le document était stocké dessus.

L'installation de NetSync sur Smartphone Android est très simple, il suffit de faire une recherche de NetSync dans le Play Store ou d'aller sur ce lien. Ensuite, il faut suivre les instructions pour finaliser l'installation.

On travaille mieux et l'on est beaucoup plus à l'aise lorsque l'on travaille sur une interface qui nous est familière, parlant des couleurs, des images et autres. Dans le cas des entreprises dont les employés font des travaux collaboratifs, il est beaucoup plus intéressant et professionnel de personnaliser l'outil mis à la disposition de ses employés aux couleurs de l'entreprise.

Heureusement, NetExplorer permet aux utilisateurs (entreprises) de personnaliser la plate-forme à leur image et cela se fait tout simplement et presque automatiquement.

Nous allons commencer par ajouter le logo de notre société sur la plate-forme. Pour ce faire, en supposant que l'on est connecté à notre espace de stockage, il faut accéder à l'onglet « Configuration », cliquer sur « Général » puis « Personnaliser » (première ligne, bouton colorié en vert).

On peut maintenant choisir le logo de notre entreprise puis un aperçu de l'interface nous est fourni au-dessous.

L'écran d'accueil change de couleur comme le montre l'image ci-dessous :

Lorsque l'on accède à l'interface NetExplorer (image ci-dessous), on remarque que le logo de Developpez que nous avons précédemment uploadé se positionne dans le coin en haut à gauche. Remarquons également que les nouvelles couleurs de la barre horizontale qui se trouve en bas du logo sont le rouge et le bleu (précédemment noir et rouge) qui sont en fait un choix automatique à partir du jeu de couleurs du logo chargé.

Dans l'onglet Administration, on peut avoir le journal des événements, la liste de tous les fichiers et dossiers partagés et les liens de dépôt. On peut également voir l'état du système, les utilisateurs qui se sont connectés, leur emplacement, le système d'exploitation utilisé et leur adresse IP.

VII-A-1. Partage de dossiers ▲

Il faut comprendre par utilisateur externe, une personne ne travaillant pas dans l'entreprise (par exemple), mais qui doit nous envoyer des documents ou à qui l'on doit envoyer des documents ou avec lequel l'on doit travailler sur un même document. Ce type d'utilisateur n'a pas accès à l'espace de stockage dans son entièreté, mais d'une façon assez transparente. Le cas le plus simple et pratique est de partager un répertoire avec l'utilisateur. Lui, il recevra un lien qui lui affiche juste le contenu de son répertoire auquel il a accès. Il n'a aucune information et ne voit rien de comment l'espace de stockage est structuré, ce qui se fait en arrière-plan, les fonctionnalités et autres.

Pour ajouter un utilisateur externe à un dossier ou fichier, il suffit de partager ce dernier. On clique avec le bouton droit en choisissant l'onglet « utilisateurs externes » :

Dans l'interface qui s'affiche, il faut entrer la ou les adresses email des utilisateurs que vous souhaitez inviter à utiliser l'espace de stockage, cocher les options qui vous semblent pertinentes puis cliquer sur « Inviter ».

La plate-forme enverra un mail aux invités, qui ressemblera à celui qui suit :

Il faut préciser que le message envoyé peut être personnalisé. Pour ce faire, il faut aller dans « Configuration > Emails». Et choisir, par la suite, le message que l'on souhaite modifier. Dans notre cas, il s'agit de :

On clique sur le bouton de modification du message puis on édite le message voulu. On peut, par exemple, ajouter une signature de l'entreprise, le logo ou autres.

VII-A-2. Les liens de dépôts▲

Très utile et plutôt innovante, on trouve une fonctionnalité nommée « lien de dépôt » qui consiste à partager un lien avec un utilisateur externe afin de recevoir des fichiers de sa part. Pour tester cette fonctionnalité, nous allons créer un lien de dépôt et le partager avec un utilisateur externe.

Un clic droit sur le dossier à partager, puis on clique sur « recevoir des fichiers ici » et voilà, un lien de dépôt est créé. Le lien peut maintenant être partagé avec l'utilisateur voulu. On peut également spécifier une date limite à la validité du lien.

VII-B-1. Création d'un nouveau compte utilisateur/collaborateur▲

Dans l'onglet utilisateur, pour créer un compte il suffit de choisir l'option « nouvel utilisateur ». Une fois que le mail est saisi, les champs nom, prénom et organisation sont automatiquement remplis. À l'ajout de l'utilisateur Alex Kansey, un groupe Redaction Developpez a été alors automatiquement créé. Pour inclure tous les mails « @redaction-developpez.com ».

Dans le dernier onglet, on peut choisir les plages horaires où l'utilisateur peut avoir accès à l'interface. Ici, par exemple, nous avons opté pour un accès de lundi à vendredi de 8 h à 18 h.

Les utilisateurs peuvent être gérés sous forme de groupe. L'accès aux différents dossiers est géré par utilisateur ou par groupe. L'image montre un accès à un dossier donné au groupe rédaction Developpez.

Grâce au journal d'événements, j'ai pu en tant qu'administratrice suivre les différentes activités des collaborateurs sur l'interface.

Dans un espace collaboratif, nous avons certes une contrainte par rapport à la modification parallèle d'un même fichier par plusieurs collaborateurs. Il y a notamment le risque de perte de données et d'un conflit entre deux modifications simultanées ou plus. Pour garantir que personne ne modifiera simultanément mon fichier, je peux verrouiller la modification du fichier.

En cas d'oubli de verrouillage, l'interface crée automatiquement deux fichiers ou plus pour deux collaborateurs ou plus, agissant sur un même fichier.

NetExplorer propose le mode archivage conférant une meilleure pérennité des données.

Plus de détails sur ce mode peuvent être trouvés dans cet article.

NetExplorer n'utilise pas les cookies dans un but d'avoir une meilleure sécurité. Mieux encore, dans le cas d'un vol d'un ordinateur, on peut signaler ce vol à NetExplorer. NetSync va alors recevoir un signal pour supprimer toutes les données sur l'ordinateur volé et se désinstaller automatiquement à la première connexion.