Découverte de NetExplorer

Solution française de partage de fichiers en mode SaaS

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Aujourd'hui, le Cloud Computing est une technologie indispensable pour la gestion d'entreprise, le partage de fichiers et de ressources et surtout pour le travail collaboratif. Il en existe de plusieurs catégories dont le PaaS, le SaaS et l'IaaS. Avec le Cloud (nuage) tout peut être livré comme un service que vous pouvez utiliser où et quand vous en avez besoin. Près de 80 % des entreprises françaises ont opté pour des solutions Cloud.

Le choix reste difficile avec les différentes propositions du marché. Un choix se fera en fonction des besoins et aussi de la sécurité des données.

Dans cet article, je vous ferai découvrir NetExplorer, une solution Cloud française qui offre un service de stockage et de partage de données.

Les commentaires et les suggestions d'amélioration sont les bienvenus, alors, après votre lecture, n'hésitez pas. 4 commentaires Donner une note à l'article (5)

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I. Introduction

Fondé en 2007 par Bertrand Servary, NetExplorer est un éditeur français de logiciels de partage de fichiers en mode SaaS à destination des professionnels. Il vise à répondre aux besoins de gestion de fichiers en ligne des entreprises à travers des solutions sécurisées de stockage en ligne, de partage de fichiers et de travail collaboratif pour les professionnels. NetExplorer a vite grandi dans le domaine de stockage de données à travers ses efforts continus dans le maintien de son système, l'amélioration de la qualité du service fourni, mais aussi de la mise à jour régulière de ses outils.

Cet article est une simple découverte de NetExplorer pour quelqu'un qui souhaite stocker et sécuriser ses données en ligne, mais aussi pour ceux qui souhaitent partager des fichiers et faire un travail collaboratif avec un système de synchronisation très performant.

II. Création d'un compte et accès à la plate-forme

Pour commencer, il faut se rendre sur le site de NetExplorer et se créer un compte pour bénéficier d'un espace de stockage en ligne. Pour un accès rapide et sans trop de contraintes, il vous faut créer un espace de démonstration.

Vous obtiendrez une première page (étape 1) sur laquelle vous devez fournir le nom de domaine souhaité :

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Passez ensuite à l'étape 2 pour fournir quelques informations personnelles : nom, prénom, adresse mail et nom de votre société.

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Une fois que vous avez rempli les champs avec vos informations, il faut vérifier dans votre boîte de messagerie et récupérer des codes d'accès que NetExplorer vous a envoyés. Rassurez-vous, ce code est généré pour des raisons de sécurité, pour confirmer que c'est vous qui avez effectivement demandé la création du compte. Il faut remplir la nouvelle page qui s'affiche sur NetExplorer avec les codes d'accès que vous avez reçus.

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Une fois que vous avez vos codes d'accès, vous pouvez alors accéder à la plate-forme de stockage en ligne à travers l'adresse choisie https://nom-de-domaine.netexplorer.eu. Il faut saisir l'identifiant et le mot de passe pour accéder à votre espace de stockage :

Le nom de domaine netexplorer.eu est l'espace de démonstration. En cas d'achat, vous choisissez vous-même votre nom de domaine. Pour un service plus complet, dont un stockage Cloud dédié, il faudra les contacter pour une demande.

III. Sauvegarde de données sur l'espace de stockage

Nous avons créé un compte d'essai chez NetExplorer, maintenant il faut charger les données en ligne (upload) et pouvoir les consulter où et quand nous voulons. Heureusement, NetExplorer offre plusieurs moyens pour accéder à son espace de stockage en ligne :

  • à partir d'un navigateur web ;
  • depuis un poste de travail avec son incroyable outil NetSync ;
  • à partir d'un appareil mobile (smartphone ou tablette) et là encore l'outil NetSync existe en version mobile.

NetExplorer propose tous ces canaux d'accès et de synchronisation des données. Avec ces moyens, on peut stocker des fichiers sur son espace de stockage sans aucune limitation de taille. L'espace de stockage est offert en fonction de l'abonnement auquel l'utilisateur a souscrit, cela va de 10 Go à illimité.

III-A. À partir d'un navigateur

III-A-1. Accès et gestion des données

Pour accéder à l'espace de stockage en ligne, il suffit de saisir l'adresse https://nom-de-domaine.netexplorer.eu/ dans votre navigateur.

Ensuite, il faut saisir les informations de connexion, ce qui nous donne accès à une page d'accueil ressemblant à ceci :

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Pour charger les données, il y a deux possibilités :

  • soit on sélectionne les fichiers à charger et on les glisse sur l'espace de stockage ouvert dans le navigateur ;
  • soit on clique sur le bouton « Ajouter » puis on sélectionne les fichiers à charger.

Sans aucun doute, le moyen le plus simple et rapide, c'est le glisser-déposer.

Petite astuce : si vous êtes sous Windows, sur votre navigateur, maintenez la touche « Windows » puis cliquez sur la touche de direction droite « → » pour ancrer le navigateur dans la moitié droite de votre écran. Ensuite, ouvrez le répertoire contenant les fichiers à charger et faites « Windows » et touche de direction gauche « ← » pour ancrer le répertoire dans la moitié gauche de votre écran. Ainsi, le glisser-déposer est plus pratique à faire.

Après avoir lancé le chargement, on peut voir sur l'espace de stockage l'état d'avancement du transfert au niveau de chaque fichier comme sur l'image ci-dessous :

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On peut annuler le chargement si l'on veut en cliquant sur la croix en noir sur le fichier en cours de transfert.

III-A-2. Aperçu et modification en ligne

NetExplorer ne se contente pas juste de fournir un stockage en ligne. La plate-forme permet également de lire certains types de documents (docx, doc, odt, txt, pdf…) en ligne et même de pouvoir les modifier. En bref, si on a une connexion rapide, le travail collaboratif d'édition d'un fichier peut se faire directement en ligne sans avoir besoin de faire une sauvegarde locale et d'offrir le document avec une application installée en local. On peut même comparer le service au Google Docs avec quelques restrictions.

Pour ce faire, c'est simple, il suffit de faire un clic droit sur le fichier que l'on souhaite éditer et de cliquer sur « Modifier ».

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Vous pouvez juste lire le document en ligne sans vouloir le modifier (c'est-à-dire en mode lecture seule). Dans ce cas, il faut cliquer sur « Aperçu » au lieu de « Modifier ». Ci-dessous un aperçu de la lecture de cet article en ligne de la plate-forme NetExplorer.

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III-B. À partir de son poste de travail avec NetSync

NetSync est un outil de synchronisation développé par NetExplorer qui facilite le travail en équipe. Pour être plus concret, avec NetSync, vous n'avez plus besoin de télécharger un fichier en ligne, le stocker dans un espace de travail dédié. Par exemple, si vous devez travailler avec un collègue sur un document et qu'il l'a stocké en ligne (un travail d'équipe ou un travail collaboratif comme on dit), vous n'avez plus besoin de télécharger la nouvelle version du fichier à chaque fois que votre collègue le modifie. NetSync crée un espace de stockage local sur votre machine et se charge de faire une synchronisation automatique à chaque fois que le document est modifié par un autre utilisateur. L'outil est génial en fait.

Pour commencer, il faut télécharger NetSync puis l'installer. Il est disponible sur Windows et Mac OSX. J'aurais bien voulu avoir une version Linux, mais malheureusement il n'y en a pas encore.

Pour une installation sur Windows, voici les étapes à suivre :

  • double-clic sur le fichier exécutable téléchargé :

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  • puis on suit les différentes étapes de l'installation :
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Une fois l'installation terminée, l'utilitaire de configuration au démarrage de NetSync s'ouvre. Il faut remplir les informations de connexion à votre espace de stockage pour que NetSync puisse synchroniser les documents en ligne sur votre poste de travail.

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Cliquez sur suivant puis renseignez l'adresse de votre espace de stockage NetExplorer et vos informations d'authentification :

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Si les informations sont correctes et l'authentification réussie, NetSync procédera en même temps à une synchronisation dont vous pouvez voir l'évolution sur l'écran ci-dessous :

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À la fin de la synchronisation, il faut choisir l'emplacement du dossier où NetSync va stocker les données récupérées depuis votre espace de stockage en ligne. On peut toutefois garder le choix par défaut : un dossier nommé NetSync à la racine du répertoire de l'utilisateur.

Une fois la synchronisation terminée, les dossiers en ligne vont être importés en local. Si vous faites une modification sur l'un des documents récupérés, NetSync se charge de faire la synchronisation en ligne et tous les autres utilisateurs avec qui l'espace de stockage est partagé reçoivent une notification. NetSync gère également les conflits, dans le cas où plusieurs utilisateurs modifient simultanément le même fichier. Un petit récapitulatif des fonctionnalités de NetSync :

  • verrouillage de documents et gestion des conflits : lorsque vous activez le verrouillage exclusif, dès que vous commencez à modifier un document, les autres utilisateurs ne sont plus capables de le modifier ; sinon, NetSync est capable de gérer les conflits d'édition ;
  • stockage local et synchronisation automatique : les fichiers locaux sont mis à jour automatiquement lorsqu'ils ont subi des modifications, donc plus besoin d'aller vous connecter en ligne et de télécharger une nouvelle version du fichier, plus de perte de temps ;
  • notification instantanée : vous recevez une notification sur votre poste de travail dès qu'un autre utilisateur enregistre des modifications sur un document partagé.

III-C. Installation sous forme de disque local 

Dans ce paragraphe, je vais installer l'espace de stockage en ligne comme étant un disque local sur le poste de travail, sur lequel il sera donc visible comme un périphérique de stockage. La technologie WebDAV a été utilisée pour offrir cette fonctionnalité aux utilisateurs.

III-C-1. Définition de WebDAV

WebDAV qui veut dire Web-based Distributed Authoring and Versioning est un protocole basé sur le protocole HTPP (ou HTTPS) qui permet de transférer des données sur Internet.

En fait, il s'agit d'une extension du protocole HTTP qui, au-delà des méthodes GET et POST qui sont les plus connues, rajoute des méthodes PUT, DELETE, COPY, PROPFIND, etc. qui permettent d'écrire à travers le web. WebDAV permet un travail collaboratif sur un serveur web distant. Par exemple, plusieurs utilisateurs peuvent modifier simultanément un fichier ou un répertoire sur un serveur distant. Il offre un contrôle d'accès sur les fichiers, permet la gestion des conflits et gère aisément les versions des fichiers.

III-C-2. Installation sur Windows

Grâce à WebDAV, on peut tout simplement installer l'espace de stockage en ligne comme étant un simple disque de stockage sur notre poste de travail.

Avantages :

  • l'accès est direct tout comme l'accès à un dossier local ;
  • les données ne sont pas dupliquées en local comme avec NetSync ;
  • ce mode offre toutes les fonctionnalités de NetSync ;
  • pas besoin d'installer NetSync.

Pour installer l'espace de stockage NetExplorer sous forme de disque local, il faut aller dans votre poste de travail (Windows + E), clic droit puis choisir « ajouter un emplacement réseau ». Une fenêtre pour ajouter un emplacement réseau apparaît et il n'y a plus qu'à suivre les instructions du wizard (assistant) :

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Sélectionnez « Choisissez un emplacement réseau personnalisé » puis cliquez sur « Suivant » :

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Entrez le lien de votre espace de stockage dans la zone de texte : https://nom-de-domaine.netexplorer.eu puis cliquez sur « Suivant » :

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Insérez le nom d'utilisateur et le mot de passe de votre espace de stockage que vous avez reçus par mail puis « OK ». Si les informations remplies sont correctes, vous devriez voir apparaître dans votre poste de travail (Windows + E) un emplacement qui référence votre espace de stockage en ligne.

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Maintenant, vous pouvez modifier le contenu de cet emplacement directement depuis votre ordinateur tout comme si le document était stocké dessus.

IV. Consultation en ligne à partir d'un Smartphone

Pour les besoins de ce test, nous allons installer l'outil NetSync sur un Smartphone Android.

IV-A. Installation

L'installation de NetSync sur Smartphone Android est très simple, il suffit de faire une recherche de NetSync dans le Play Store ou d'aller sur ce lien. Ensuite, il faut suivre les instructions pour finaliser l'installation.

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V. Accès aux données

L'installation de NetSync version mobile est terminée. Vous devriez normalement avoir une icône rouge sur votre écran d'accueil. On clique dessus, puis on entre les informations de connexion à notre espace de stockage. On obtient alors la liste des répertoires de l'espace de stockage ressemblant au gestionnaire de fichiers Android.

Et voilà, on peut créer, modifier, télécharger et partager des fichiers. La synchronisation se fera automatiquement, les autres utilisateurs avec qui l'espace est partagé recevront une notification instantanée.

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VI. Administration et personnalisation

VI-A. Personnalisation de l'interface d'accueil 

On travaille mieux et l'on est beaucoup plus à l'aise lorsque l'on travaille sur une interface qui nous est familière, parlant des couleurs, des images et autres. Dans le cas des entreprises dont les employés font des travaux collaboratifs, il est beaucoup plus intéressant et professionnel de personnaliser l'outil mis à la disposition de ses employés aux couleurs de l'entreprise.

Heureusement, NetExplorer permet aux utilisateurs (entreprises) de personnaliser la plate-forme à leur image et cela se fait tout simplement et presque automatiquement.

Nous allons commencer par ajouter le logo de notre société sur la plate-forme. Pour ce faire, en supposant que l'on est connecté à notre espace de stockage, il faut accéder à l'onglet « Configuration », cliquer sur « Général » puis « Personnaliser » (première ligne, bouton colorié en vert).

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On peut maintenant choisir le logo de notre entreprise puis un aperçu de l'interface nous est fourni au-dessous.

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L'écran d'accueil change de couleur comme le montre l'image ci-dessous :

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Lorsque l'on accède à l'interface NetExplorer (image ci-dessous), on remarque que le logo de Developpez que nous avons précédemment uploadé se positionne dans le coin en haut à gauche. Remarquons également que les nouvelles couleurs de la barre horizontale qui se trouve en bas du logo sont le rouge et le bleu (précédemment noir et rouge) qui sont en fait un choix automatique à partir du jeu de couleurs du logo chargé.

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VI-B. Administration

Dans l'onglet Administration, on peut avoir le journal des événements, la liste de tous les fichiers et dossiers partagés et les liens de dépôt. On peut également voir l'état du système, les utilisateurs qui se sont connectés, leur emplacement, le système d'exploitation utilisé et leur adresse IP.

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VII. Gestion des utilisateurs 

En tant qu'administrateur d'interface, on peut gérer les accès des autres utilisateurs qui ont accès à l'espace de stockage en ligne. Il faut noter qu'il y a deux types d'utilisateurs : collaborateurs (utilisateurs internes) et utilisateurs externes.

VII-A. Utilisateurs externes

VII-A-1. Partage de dossiers

Il faut comprendre par utilisateur externe, une personne ne travaillant pas dans l'entreprise (par exemple), mais qui doit nous envoyer des documents ou à qui l'on doit envoyer des documents ou avec lequel l'on doit travailler sur un même document. Ce type d'utilisateur n'a pas accès à l'espace de stockage dans son entièreté, mais d'une façon assez transparente. Le cas le plus simple et pratique est de partager un répertoire avec l'utilisateur. Lui, il recevra un lien qui lui affiche juste le contenu de son répertoire auquel il a accès. Il n'a aucune information et ne voit rien de comment l'espace de stockage est structuré, ce qui se fait en arrière-plan, les fonctionnalités et autres.

Pour ajouter un utilisateur externe à un dossier ou fichier, il suffit de partager ce dernier. On clique avec le bouton droit en choisissant l'onglet « utilisateurs externes » :

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Dans l'interface qui s'affiche, il faut entrer la ou les adresses email des utilisateurs que vous souhaitez inviter à utiliser l'espace de stockage, cocher les options qui vous semblent pertinentes puis cliquer sur « Inviter ».

La plate-forme enverra un mail aux invités, qui ressemblera à celui qui suit :

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Il faut préciser que le message envoyé peut être personnalisé. Pour ce faire, il faut aller dans « Configuration > Emails». Et choisir, par la suite, le message que l'on souhaite modifier. Dans notre cas, il s'agit de :

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On clique sur le bouton de modification du message puis on édite le message voulu. On peut, par exemple, ajouter une signature de l'entreprise, le logo ou autres.

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VII-A-2. Les liens de dépôts

Très utile et plutôt innovante, on trouve une fonctionnalité nommée « lien de dépôt » qui consiste à partager un lien avec un utilisateur externe afin de recevoir des fichiers de sa part. Pour tester cette fonctionnalité, nous allons créer un lien de dépôt et le partager avec un utilisateur externe.

Un clic droit sur le dossier à partager, puis on clique sur « recevoir des fichiers ici » et voilà, un lien de dépôt est créé. Le lien peut maintenant être partagé avec l'utilisateur voulu. On peut également spécifier une date limite à la validité du lien.

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VII-B. Collaborateurs ou utilisateurs internes à l'entreprise

VII-B-1. Création d'un nouveau compte utilisateur/collaborateur

Dans l'onglet utilisateur, pour créer un compte il suffit de choisir l'option « nouvel utilisateur ». Une fois que le mail est saisi, les champs nom, prénom et organisation sont automatiquement remplis. À l'ajout de l'utilisateur Alex Kansey, un groupe Redaction Developpez a été alors automatiquement créé. Pour inclure tous les mails « @redaction-developpez.com ».

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Dans le dernier onglet, on peut choisir les plages horaires où l'utilisateur peut avoir accès à l'interface. Ici, par exemple, nous avons opté pour un accès de lundi à vendredi de 8 h à 18 h.

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VII-C. Gestion des utilisateurs 

Les utilisateurs peuvent être gérés sous forme de groupe. L'accès aux différents dossiers est géré par utilisateur ou par groupe. L'image montre un accès à un dossier donné au groupe rédaction Developpez.

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VIII. Sécurité et sauvegarde de données

VIII-A. Traçabilité en temps (journaux d'événements)

Grâce au journal d'événements, j'ai pu en tant qu'administratrice suivre les différentes activités des collaborateurs sur l'interface.

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VIII-B. Modification d'un même fichier par plusieurs collaborateurs

Dans un espace collaboratif, nous avons certes une contrainte par rapport à la modification parallèle d'un même fichier par plusieurs collaborateurs. Il y a notamment le risque de perte de données et d'un conflit entre deux modifications simultanées ou plus. Pour garantir que personne ne modifiera simultanément mon fichier, je peux verrouiller la modification du fichier.

En cas d'oubli de verrouillage, l'interface crée automatiquement deux fichiers ou plus pour deux collaborateurs ou plus, agissant sur un même fichier.

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VIII-C. Zone d'archives

NetExplorer propose le mode archivage conférant une meilleure pérennité des données.

Plus de détails sur ce mode peuvent être trouvés dans cet article.

VIII-D. Protection contre le vol et l'usurpation de l'identité

NetExplorer n'utilise pas les cookies dans un but d'avoir une meilleure sécurité. Mieux encore, dans le cas d'un vol d'un ordinateur, on peut signaler ce vol à NetExplorer. NetSync va alors recevoir un signal pour supprimer toutes les données sur l'ordinateur volé et se désinstaller automatiquement à la première connexion.

IX. Configuration du serveur SMTP

Vous pouvez également configurer la plate-forme NetExplorer avec votre messagerie d'entreprise via l'interface SMTP.

Il faut renseigner les différents champs avec les paramètres de connexion de votre serveur de messagerie. Cette configuration permet de personnaliser l'expéditeur des notifications.

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X. Conclusion

Dans cet article, nous n'avons parcouru que les services et fonctionnalités de base qu'offre NetExplorer. Personnellement, ayant testé d'autres services, je trouve la plate-forme beaucoup plus simple et facile d'utilisation que d'autres offres du marché.

Bien entendu, lorsque vous souscrivez à une offre de NetExplorer vous avez droit à plus de services, par exemple pour une meilleure sécurisation de données.

XI. Liens Utiles

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